Analysen, Feedback, Monitoring & kontinuierliche Verbesserung

Die Implementierung von Feedback-Systemen, Messungen und Monitoring-Tools sollte dazu beitragen, den Fortschritt von Projekten zu prüfen und sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden. Sie ermöglichen es, den Change-Prozess maßgeschneidert und auf den Kontext abgestimmt zu gestalten und regelmäßig zu optimieren.

Analysen und Messungen können an unterschiedlichen Zeitpunkten stattfinden.

Analysen vor dem Projekt: Ist-Analyse, Readiness Analyse oder Bedarfsanalyse
Analysen während des Projekts: z.B. Business/ Operational Readiness, Change Impact, Puls-Fühlen
Analysen nach dem Projekt zu User Adoption und zu nachhaltigen Veränderungen

Hierbei sollten frühzeitig Erwartungen geklärt und festgelegt werden, wie die Ergebnisse der Analysen genutzt werden sollen. Wichtig ist, dass die Messungen nicht nur Daten generieren, sondern auch klare Handlungsanweisungen ableiten. Bei der Definition der erfassenden Parameter sind auch KPIs zu berücksichtigen, die für wichtige Stakeholder relevant sind.

Im Folgenden werden die Change Readiness Analyse und die Change Impact Analyse als zwei wichtige Instrumente detaillierter dargestellt:

Change Readiness Analyse

Die Change Readiness Analyse ist in IT-Projekten ein wichtiges Instrument, um die Bereitschaft einer Organisation für bevorstehende Veränderungen zu bewerten. Sie hilft dabei, mögliche Hindernisse zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zu entwickeln, um die Akzeptanz und erfolgreiche Umsetzung des Change zu fördern. Die Durchführung einer Change Readiness Analyse beinhaltet in der Regel folgende Punkte:

Stakeholder-Identifikation: Es ist entscheidend zu wissen, wer von der Veränderung betroffen ist und wer als Schlüsselfigur fungieren kann, um die Veränderung zu unterstützen oder zu behindern.
Erhebungsinstrumente: Diese können Workshops, Interviews oder Umfragen umfassen. Wichtig ist, die allgemeine Bereitschaft und Einstellung zur Veränderung zu messen.
Sie umfasst typischerweise Sentiments wie:
Bewusstsein & Awareness: Verstehen die Mitarbeiter die Notwendigkeit der Veränderung?
Verständnis: Haben sie ein klares Bild von den Veränderungen und ihrer Rolle dabei?
Akzeptanz: Wird die Veränderung positiv bewertet und unterstützt?
Fähigkeit: Fühlen sich die Mitarbeiter in der Lage, die Veränderung umzusetzen, und verfügen sie über die notwendigen Ressourcen?
Engagement & Commitment: Sind die Mitarbeiter bereit, aktiv an der Umsetzung mitzuwirken und fühlen sich in ihren Bemühungen anerkannt?
Empowerment: Haben die Mitarbeiter die nötige Unterstützung und Erlaubnis, um Veränderungen erfolgreich umzusetzen? Sind die Ressourcen für die Veränderung vorhanden?

Es ist wichtig zu beachten, dass eine Change Readiness-Analyse kein einmaliges Ereignis ist, sondern ein fortlaufender Prozess, der während des gesamten Change-Managements durchgeführt werden sollte, um die fortlaufende Bereitschaft und mögliche Veränderungen im Laufe der Zeit zu überwachen.

Die Unternehmenskultur hat einen erheblichen Einfluss auf die Bereitschaft zur Veränderung in einer Organisation. Eine offene und flexible Kultur kann die Akzeptanz von Veränderungen fördern, während eine starre oder negative Kultur Widerstand hervorrufen kann.

Daher ist es wichtig, die Kultur in Change Readiness-Analysen zu berücksichtigen. Dies kann durch Umfragen, Interviews und Beobachtungen erfolgen. Die Ergebnisse können dann genutzt werden, um Maßnahmen zur Verbesserung der Bereitschaft zur Veränderung zu entwickeln, wie zum Beispiel die Förderung einer positiven Kultur oder die Verbesserung der Kommunikation. Untersuchungen haben gezeigt, dass u.a. das affektive Commitment ein wichtiger Faktor bei der Change Readiness ist.

Change Impact Analysen (CIA)

Das Ziel einer Change Impact Analyse ist es, die potenziellen Auswirkungen einer Änderung auf die Organisation, die Prozesse, die Systeme und die Menschen zu identifizieren und zu bewerten. Sie hilft dabei, Risiken zu minimieren, Widerstände zu managen und die Akzeptanz der Änderung zu erhöhen.

Das Vorgehen bei einer Change Impact Analyse umfasst im Allgemeinen die folgenden Schritte:

Identifizieren der geplanten Änderungen: Was wird sich ändern? Wie wird sich das auf die bestehenden Systeme, Prozesse, Organisation und Menschen auswirken?
Bewertung der Auswirkungen: Wie groß ist die Auswirkung jeder Änderung? Wer wird davon betroffen sein und in welchem Ausmaß?
Entwicklung von Maßnahmen zur Bewältigung der Auswirkungen: Was kann getan werden, um die negativen Auswirkungen zu minimieren und die positiven zu maximieren? Welche Ressourcen werden dafür benötigt?

Eine Change Impact Analyse wird am besten in einem Workshop durchgeführt, bei dem Experten aus verschiedenen organisatorischen Einheiten und mit unterschiedlichen Hintergründen teilnehmen. Dieser kollaborative Ansatz fördert ein gemeinsames Verständnis der bevorstehenden Herausforderungen unter den Projektbeteiligten. Nach der Bewertung ist es wichtig, die identifizierten Handlungsfelder mit geeigneten Aktivitäten anzugehen.

Im SAP-Bereich wird dies gewöhnlich im Rahmen der Fit-to-Standard Workshops durchgeführt. Dabei wird geklärt, wie die Standardsoftware den Anforderungen des Unternehmens entspricht (Fit) und wo Anpassungen oder Änderungen notwendig sein könnten (Gap).

Gerade diese Anpassungen und Änderungen sind die Änderungen, die in der Change Impact Analyse weiter geprüft werden.

Die Detaillierungsebene sind dabei Prozess-Analysen auf konkretem Level incl. Aufgaben pro Prozess-Schritt und Personas der Nutzer. Toolseitig kann dies effektiv durch Prozess-Management Software wie SAP Signavio unterstützt werden.

Sammlung von weiteren Analysen und Good Practices

Anbei eine weitere Sammlung verschiedener Analysen aus einer Community Session.

Retrospektiven finden regelmäßig während des Projekts statt und geben Teams die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise zu reflektieren und Verbesserungen zu identifizieren. Sie fördern eine offene Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung. Man kann Sie zum Beispiel nach wichtigen Phasen bzw. Meilensteinen durchführen. Feedbackschleifen sorgen dafür, dass Informationen und Erkenntnisse aus der Arbeit direkt in den Prozess zurückfließen.

Evaluationen hingegen sind umfassendere Überprüfungen am Ende eines Projekts (summativ) oder während einer Projektphase. Sie messen den Erfolg und ziehen Lehren für zukünftige Projekte.

Als Methoden werden meist Instrumente aus der Sozialforschung sowie dem Design Thinking & User Research genutzt.

Qualitative Methoden: Strukturierte oder teilstrukturierte Interviews, Workshops, offene Befragungen und Beobachtungen.
Quantitative Methoden: Fragebögen und regelmäßige Befragungen, um den "Puls" der Organisation zu fühlen. Besonders im IT-Umfeld können auch Daten wie die Anzahl der Support-Tickets oder die Nutzungsrate von Systemen wertvolle Einblicke bieten.

Kontinuierliche Verbesserung für die Verankerung der Veränderungen z.B. nach Go-Live bedarf weiterer Analysen. So können regelmäßig Pulse-Checks zu den oben genannten Change-Sentinents durchgeführt werden. Nach großen Systemeinführungen folgen gewöhnlich kleine, regelmäßige Updates.

Auch hier bedarf es Kommunikation und Weiterbildung. Wichtig ist, dass es weiter Prozesse und Ressourcen gibt, die sich darum kümmern. Zum Beispiel um das Updaten der Dokumentation, der Enduser Trainings. Dies können Key-User sein oder eine Community aus Change Agents.

Im zunehmenden und regelmäßigen Wandel, der meist mit Unsicherheit und Stress verbunden ist, ist Resilienz von zunehmender Bedeutung. Eine resiliente stressresistente Belegschaft kann schneller und nachhaltiger auf Veränderungen reagieren, was die Wahrscheinlichkeit des Erfolgs von Change-Initiativen erhöht. Auch hier helfen bereits genannte Ansätze wie verfügbare Ressourcen, unterstützende kulturelle Werte wie psychologische Sicherheit oder Feedback Mechanismen.

Quellen und weiterführende Informationen

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