Kata 6

Kata 6 - Meetings effizient gestalten

"Dieses Meeting hätte auch eine E-Mail sein können!"

Besprechungen können leistungsstarke Instrumente der Zusammenarbeit sein, aber oft werden sie langweilig, uninteressant oder im schlimmsten Fall sinnlos. In dieser Kata geht es darum, wie man Meetings effizienter und auch effektiver gestalten kann.

Vorbereitung (Einzelarbeit)

• Lese die Kata "Meetings effizient gestalten", mache die Übungen.

  Tipp: Den kompletten Text der Kata kannst du nach der Agenda finden.

Agenda (Circle/Gruppenarbeit)

• Check-in: (10 Minuten)
  Was hat dich die letzte Woche im Zusammenhang mit digitaler Zusammenarbeit beschäftigt?
  Zwei-Minuten-Timebox pro Circle-Mitglied.

• Hauptthema: (45 Minuten)
  Stellt euch gegenseitig eure Ergebnisse und Erkenntnisse aus der „Kata - Meetings effizient gestalten" vor und tauscht euch darüber aus.

• Check-out: (5 Minuten)
  Was wirst du bis zum nächsten Treffen tun?

Kata "Meetings effizient gestalten"

• Lese dir zur Vorbereitung die Grundlagen durch:

• Schaue dir als Rückblick auch noch einmal die Theorie unter Kommunikation - Themenbereich: Meetings an.

• In Kata 4 - Wähle einen passenden Kanal haben wir dich gefragt:
  "Muss es denn ein Meeting sein, wenn alle einer Person beim Sprechen zuhören?"
  Greife dir ein Meeting aus dem Kalender der letzten Wochen heraus, zu dem du selbst eingeladen hast und beantworte die folgenden Fragen:

• Wie wurde die Agenda für das Meeting erstellt?

• Wurde während des Meetings ein Protokoll / eine Dokumentation der wichtigsten Erkenntnisse erstellt? Wenn ja, wie? und wo sind sie jetzt?

• War allen Teilnehmenden nach dem Meeting klar, welche Aufgaben definiert wurden?

• Wie hättest du dein Meeting effizienter gestalten können?

• Welche Punkte hättest du auch ohne dieses Meeting klären zu können?

• Welche Informationen hätten vorher mit allen geteilt werden können?

Plane dein nächstes Meeting unter Berücksichtigung der gewonnenen Erkenntnisse und bisher gemachten Erfahrungen. Teile im nächsten Circle Meeting, wie es gelaufen ist.

Wenn du mehr machen willst:

• Wenn du mit deinem Team ein Meeting planst, lege ein gemeinsames Dokument / eine OneNote-Seite / eine Wiki-Seite für das Meeting an, auf der ihr vor dem Treffen die zu besprechenden Themen gemeinsam plant und damit eine Agenda zusammenstellt.

• Überlege für jeden Punkt, ob dieser "live" (synchron) besprochen werden muss oder (zumindest zum Teil) bereits vorab (asynchron) geklärt werden kann.
  
  Tipp: Wer einen Punkt auf die Agenda gestellt hat, ist auch als Topic Owner verantwortlich für:

  • Materialien / Unterlagen zum Einlesen rechtzeitig bereitzustellen, sowie
  • den Agenda-Punkt im Treffen zu moderieren