Theorie Kommunikation

Theorie: Kommunikation

Grundlagen: Synchrone & asynchrone Kommunikation

Synchrone Kommunikation

synchron: gleichzeitig; mit gleicher Geschwindigkeit [ab]laufend
Die Kommunikationspartner:innen begeben sich zur gleichen Zeit in die Kommunikationssituation.
Beispiele: direktes Gespräch/Meeting, Video-/Audio-Call
Vorteile: direkter und schneller Austausch
Nachteile: Fehlende Interaktionsregeln oder mangelnde Rücksichtnahme. Man muss die genutzte Technik beherrschen.

Asynchrone Kommunikation

asynchron: nicht synchron, nicht gleichzeitig, nicht mit gleicher Geschwindigkeit [ab]laufend
Die Beiträge zur Kommunikation erfolgen zeitlich versetzt.
Beispiele: Brief, Fax, E-Mail, Chat
(Hinweis: E-Mail und Chat wird oftmals als synchrones Kommunikationsmittel missbraucht!)
Vorteile: keine unmittelbare Reaktion nötig. Personen können selbst entscheiden, wann und wie sie reagieren.
Nachteile: Antworten kommen ggf. zu spät oder werden sogar vergessen. Informationen sind u. U. schwerer aufzufinden und die Bezüge von Nachrichten unklar. Dies kann zu Missverständnissen führen.

Hier noch mal die verschiedenen Kombinationen in der Übersicht:

Matrix	Synchron	Asynchron
Persönlich (1:1)	Anruf Videocall	E-Mail Chat
Gruppe (1:N)	Telefon/Audiokonferenz Videokonferenz	E-Mail-Verteiler MS Teams Kanal Gruppenchat ESN

Grundlagen: Push vs. Pull Kommunikation

Push:
Beispiel: E-Mail

Merkmale:

Sender:in definiert Empfänger:in
Sender:in entscheidet, was wichtig für Empfänger:in ist
Empfänger:in ist passiv
Geschlossene Kommunikation an Einzelperson oder einen gezielten Personenkreis
Empfänger:in ist extrinsisch motiviert

Pull:
Beispiel: Chat in Teams, Post im ESN (Enterprise Social Network = soziales Netzwerk im Unternehmen)

Merkmale:

Sender:in veröffentlicht Information
Empfänger:in entscheidet, was für sie oder ihn wichtig ist
Empfänger:in ist aktiv
Offene Kommunikation an alle im Unternehmen oder eine Gruppe oder ins Team
Empfänger:in ist intrinsisch motiviert

Themenbereich: E-Mail

Eingehende E-Mail-Kommunikation

Klassifiziere deine E-Mails und Nachrichten:

Erledigen (Fünf-Minuten-Regel)
Terminieren/Aufgabe definieren
Weiterleiten/delegieren
Archivieren
Löschen

Beantworte E-Mail nicht sofort, sondern lege Zeitfenster für die Beantwortung fest.

Stelle E-Mail-Benachrichtigungen in deinen Outlookeinstellungen ab, wenn sie dich ablenken.

Ausgehende E-Mail-Kommunikation

Tipps für E-Mail-Kommunikation

Im Betreff definieren um was es geht
Das Wichtigste zuerst nennen
Kurze Aussagen treffen, klare Botschaften senden
Texte strukturieren (Formatierungen nutzen, Links im Text einsetzen)
Deadlines nennen
Kommunikation und Entscheidungsfenster terminieren
Vermeide CC-E-Mail. CC-E-Mails sind nicht ehrlich und nicht transparent.
- Inhalte sind oftmals nicht für alle Empfänger verständlich
- Keiner der in CC gesetzten fühlt sich zuständig
- Keiner der in CC gesetzten ist wirklich informiert
- Die Kommunikation der AN-Adressierten wird auf einmal für andere öffentlich gemacht, die nicht im Thema sind

Tipps zum Umgang von Versendung von Dateien

nur noch E-Mails mit Links verschicken (keine Anhänge!)
Kein „Drag & Drop" in E-Mail-Nachrichten nutzen, sondern erst das Dokument zuerst auf einem Cloud-Speicher ablegen (z.B. Dateien in Teams, OneDrive) und dann den Link darauf teilen.

Themenbereich: Chat

Eingehende Chat-Kommunikation

Nutze in Teams die individuellen Benachrichtigungsoptionen
(pro Team / pro Kanal)
Vereinbare Chat-Regeln mit deinem Team (z. B. Reaktionszeiten)
Lass dich vom Arbeitsverhalten anderer nicht „anstecken"
Nutze @-Mention um sicherzugehen, dass du Personen erreichst
Pflege und nutze z.B. die Statusanzeige in Teams
Nutze die Option „nicht stören" konsequent zur Konzentrationsarbeit.
Erlaube ggf. bestimmten Personen „Prioritätszugriff"
Nutze die Einstellung der "Ruhezeiten" in der Teams App auf mobilen Geräten
Auf eingehende Nachrichten reagieren: Like, Antworten oder Weiterleiten

Ausgehende Chat-Kommunikation

#nohello: bitte schreibe nicht einfach nur "Hallo" im Chat, sondern benenne direkt dein Anliegen oder die Fragestellung
Es geht um schnelle und unkomplizierte Kommunikation
Schreibe so kurz und einfach wie möglich (kein langer E-Mail-Text)
Verwende @-Mention, wenn du jemanden direkt ansprechen willst

Tipps für Chat-Kommunikation

Im Betreff definieren um was es geht
Das Wichtigste zuerst nennen
Kurze Aussagen treffen, klare Botschaften senden
Texte strukturieren (Formatierungen nutzen, Links im Text einsetzen)
Deadlines nennen
Kommunikation und Entscheidungsfenster terminieren

Tipps zum Umgang von Versendung von Dateien

In Chats nur Dokumente per Link teilen (keine Anhänge!)
Kein „Drag & Drop" in Chat Nachrichten nutzen, sondern erst das Dokument zuerst auf einem Cloud-Speicher ablegen (z.B. Dateien in Teams, OneDrive) und dann den Link darauf teilen.

Wann schreibe ich eine E-Mail? Wann eine Chat-Nachricht?

E-Mail:

Informationen sind auch für Personen relevant, die nicht Teil eines Teams oder Gruppe sind. (zu prüfen: ggf. ist es sinnvoll zu einem Thema eine neue Chat-Gruppe zu eröffnen).
Informationen haben einen „offiziellen"-Charakter
Informationen haben besondere Compliance-Anforderungen (müssen z. B. revisionssicher abgelegt werden)

Chat:

Team- und Gruppen-Kommunikation (statt cc-E-Mails)
Information soll einer Gruppe längere Zeit zur Verfügung stehen
Kurze Fragen / Antworten („ist das Bild auf Seite xx final? Ist der Text freigegeben? Können wir den Termin verschieben?")
Diskussionen und Feedback zu einem Thema („ich brauche Eure Meinung zu..., Welche Punkte müssen wir berücksichtigen?")
Chat ist schneller und leichtgewichtiger als E-Mail. Bedenke aber,
dass die Zielgruppe häufig größer und offener ist.

Themenbereich: Meetings

Wann vereinbare ich ein Meeting?

Möchte ich Personen nur informieren oder brauche ich auch Feedback oder ein Gespräche?
Was kann asynchron -- was sollte synchron (=gemeinsam) erledigt werden?
Achtung: Monologe in Meetings sind ein Indikator dafür, das etwas genauso gut auch asynchron erledigt werden könnte.

Tipps um Zeit zu sparen:

Teile PPT/Dokumente mit Personen und fragt konkretes Feedback per Chat ab
Vergebe VOR dem Meeting "Hausaufgaben" (z. B. „bitte Präsentation vorher durchlesen"), damit die Zeit im Meeting zum Austausch genutzt werden kann.

Tipps für Organisator:innen:

Hinterfrage: lässt sich das Thema nur in einem Meeting erarbeiten?
Versende Termineinladungen mit Ziel, Agenda und Aufgaben
Die Rollen für das Meeting sind geklärt.
Pünktlich starten
Teste techn. Einstellungen vor Start des Meetings
Nach dem Meeting ist allen klar, was als nächstes passiert.
Erstelle ein Meeting-Protokoll:
- Was wurde besprochen/beschlossen?
- Wer nimmt welche Aufgaben mit?

Eingehende Meeting-Anfragen

Tipps für Teilnehmer:innen:

Lehne eine Einladung ab, wenn du nicht weißt, warum du bei einem Meeting mit dabei sein sollst
Erscheine pünktlich und vorbereitet zum Termin
„Multitasking" ist unhöflich (und funktioniert auch nicht). Das gilt auch für Online-Meetings.
Gebe Feedback (nutze z. B. den Besprechungschat / Emojis)

Themenbereich: Aufgaben

Wenn du eine Aufgabe verteilst...

Im Betreff definieren um was es geht (auch in Team-Chat sehr sinnvoll)
Das Wichtigste zuerst nennen
Kurze Aussagen treffen, klare Botschaften senden
Texte strukturieren (Formatierungen nutzen, Links im Text einsetzen)
Deadlines nennen
Kommunikation und Entscheidungsfenster terminieren

Wenn du eine Aufgabe erhältst, ...

Tipps zur Priorisierung & Aufgabenplanung

Aufgabenüberblick + Deadlines digital nachhalten (digitalen Kalender pflegen)
Neue Aufgaben gegen eigene Ziele prüfen (Helfersyndrom unterdrücken)
Nicht überrumpeln lassen: deine Arbeitszeit ist begrenzt
Falls Informationen fehlen: Zeitfenster für Aufgaben abfragen und oder selbst definieren
Pflege deine ToDos als „gleichberechtigte" Termine
Plane vorausschauend
- Was brauche ich, damit ich meine Aufgabe erledigen kann? Fehlen mir z. B. klare Deadlines oder Informationen?
- Wie lange brauche ich für die Aufgabe?
- Wann erledige ich diese Aufgabe (inkl. festen Termineintrag)?
- Was muss ich zurückstellen um diese Aufgabe zu erledigen?
- Signalisiere anderen frühzeitig, wenn Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden kann.
Pflege deine Aufgaben an EINEM Ort (am besten digital)
- Nutze z. B. ToDo und Planner um Aufgabenübersichten zu erstellen (Vorteil: direkte Verbindung zu Chat & E-Mail)
- Vermeide hin und her zu springen
- Beschränke die Suche nach Infos auf ein Minimum

Übersicht "Welches Tool nutze ich wofür?"

Überlege dir, welche Tools du bisher für Kommunikation und Zusammenarbeit nutzt.

Die folgende Übersicht kann dir helfen, deine Entscheidungen zu überdenken:

Matrix	Synchron	Asynchron
Persönlich (1:1)	Anruf Videocall	E-Mail Chat
Gruppe (1:N)	Telefon/Audiokonferenz Videokonferenz	E-Mail-Verteiler MS Teams Kanal Gruppenchat ESN

Intention	Üblicher Vorschlag	Mögliche Alternative
Abstimmung	Meeting im Team	Teams-Post mit Abstimmung mit Likes
Informationen weitergeben z.B. Aktueller Projektstand	Meeting	Teams-Post ggf. mit verknüpfte PPT
(Technische) Frage bei unbekanntem Ansprechpartner		Post im ESN Viva Engage
Aufgabe vergeben	E-Mail	Aufgabe in Planner
Anleitung / Dokumentation	E-Mail-Verteiler	Teams-Post / Gruppen-Chat mit Link zu Dokument / Wiki-Seite
emotionales Thema	Telefonat	persönliches Gespräch ggf. Videoanruf mit MS Teams
Dringende Frage	E-Mail mit Priorität "Wichtig"	Teams-Chat/Post mit "Wichtig" und \@mention möglichst mit Link zu mehr Details
Feedback an Einzelperson	Meeting	Chat/Videocall
Feedback Team/Gruppe	Meeting	Teamskanal / Videocall
Feedback Unternehmen	E-Mail	ESN
...

Evergreen-Ansatz

Der Evergreen-Ansatz bedeutet, dass Software stetig weiterentwickelt wird und diese Änderungen auch regelmäßig direkt zur Verfügung gestellt werden, anstatt große neue Versionen mit vielen Änderungen nur durch die Installation eines Updates zu erhalten.

Jeden Monat können neue Features und Funktionen auftauchen. Es macht daher also Sinn, sich in einem kontinuierlicher Lernprozess regelmäßig mit seinen Tools zu beschäftigen.

Auch wenn du dich gut in deinem Tool auskennst, gibt es vielleicht neue Funktionen, die interessant für dich sind.