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Kata 8

Kata 8 - Meetings effizient gestalten

Lese dir zur Vorbereitung die Grundlagen durch:
Meetings effizient gestalten

Schaue dir als Rückblick auch noch einmal die Theorie unter Kommunikation (Themenbereich: Meetings) an.

In Kata 5 - Wähle einen passenden Kanal haben wir dich gefragt:
"Muss es denn ein Meeting sein, wenn alle einer Person beim Sprechen zuhören?"

Greife dir ein Meeting aus dem Kalender der letzten Wochen heraus, zu dem du selbst eingeladen hast und beantworte die folgenden Fragen:

  • Wie wurde die Agenda für das Meeting erstellt?
  • Wurde während des Meetings ein Protokoll / eine Dokumentation der wichtigsten Erkenntnisse erstellt? Wenn ja, wie und wo?
  • War allen Teilnehmenden nach dem Meeting klar, welche Aufgaben definiert wurden?
  • Wie hättest du dein Meeting effizienter gestalten können?
  • Welche Punkte hättest du auch ohne dieses Meeting klären zu können?
  • Welche Informationen hätten vorher mit allen geteilt werden können?

Plane dein nächstes berufliches Meeting unter Berücksichtigung der gewonnenen Erkenntnisse und bisher gemachten Erfahrungen. Teile im nächsten Circle, wie es gelaufen ist.

Wenn du mehr machen willst:

Lege ein gemeinsames Dokument / eine OneNote-Seite / eine Wiki-Seite für das Meeting an, auf der du mit deinem Team vor dem Treffen die zu besprechenden Themen planst und damit eine Agenda zusammen stellst.
Überlegt für jeden Punkt, ob dieser "live" (synchron) besprochen werden muss oder (zumindest zum Teil) bereits vorab (asynchron) geklärt werden kann.

Wer einen Punkt auf die Agenda gestellt hat, ist auch als "Topic Owner" verantwortlich,

  • Materialien / Unterlagen zum Einlesen rechtzeitig bereitzustellen, sowie
  • den Agenda-Punkt im Treffen zu moderieren.

Wenn du in Meetings gemeinsam Entscheidungen mit dem Team treffen oder in der Gruppe treffen möchtest, kannst du folgende Dinge ausprobieren:

  • Umfragen

    • Du kannst verschiedene Umfrage-Tools in dein Meeting einbinden (z.B. Forms, Slido, Mentimeter, LimeSurvey)
    • Eine Forms-Umfrage kannst du in MS Teams nicht nur synchron in Meetings sondern auch asynchron in den Chat einbinden.

  • Abstimmungen

    • über Daumen hoch/Daumen runter,
    • Hand heben
    • Eingaben im Chat
    • Im Chat auf einer Skala (z.B. von 1-10) voten.
    • Mit Reaktionen auf Posts abstimmen (Like, Herz, ...).

  • Systemisches Konsensieren

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