Theorie Kommunikation

Theorie "Kommunikation"

Grundlagen: Synchrone & asynchrone Kommunikation

Synchrone Kommunikation

syn·chron: gleichzeitig; mit gleicher Geschwindigkeit [ab]laufend
Die Kommunikationspartner:innen begeben sich zur gleichen Zeit in die Kommunikationssituation.
Beispiele: direktes Gespräch/Meeting, Video-/Audio-Call
Vorteile: direkter und schneller Austausch
Nachteile: Fehlende Interaktionsregeln oder mangelnde Rücksichtnahme. Man muss die genutzte Technik beherrschen.

Asynchrone Kommunikation

asyn·chron: nicht synchron, nicht gleichzeitig, nicht mit gleicher Geschwindigkeit [ab]laufend
Die Beiträge zur Kommunikation erfolgen zeitlich versetzt.
Beispiele: Brief, Fax, E-Mail, Chat
(Hinweis: E-Mail und Chat wird oftmals als synchrones Kommunikationsmittel missbraucht!)
Vorteile: keine unmittelbare Reaktion nötig. Personen können selbst entscheiden, wann und wie sie reagieren.
Nachteile: Antworten kommen ggf. zu spät oder werden sogar vergessen. Informationen sind u. U. schwerer aufzufinden und die Bezüge von Nachrichten unklar. Dies kann zu Missverständnissen führen.

Hier noch mal die verschiedenen Kombinationen in der Übersicht:

Matrix	Synchron	Asynchron
Persönlich (1:1)	Anruf Videocall	E-Mail Chat
Gruppe (1:N)	Telefon/Audiokonferenz Videokonferenz	E-Mail-Verteiler MS Teams Kanal Gruppenchat ESN

Grundlagen: Push vs. Pull Kommunikation

Push:

Beispiel: E-Mail

Merkmale:

Sender:in definiert Empfänger:in
Sender:in entscheidet, was wichtig für Empfänger:in ist
Empfänger:in ist passiv
Geschlossene Kommunikation an Einzelperson oder einen gezielten Personenkreis
Empfänger:in ist extrinsisch motiviert

Pull:

Beispiel: Chat in Teams, Post im ESN (Enterprise Social Network = soziales Netzwerk im Unternehmen)

Merkmale:

Sender:in veröffentlicht Information
Empfänger:in entscheidet, was für sie oder ihn wichtig ist
Empfänger:in ist aktiv
Offene Kommunikation an alle im Unternehmen oder eine Gruppe oder ins Team
Empfänger:in ist intrinsisch motiviert

Themenbereich: E-Mail

Eingehende E-Mail-Kommunikation

Klassifiziere deine E-Mails und Nachrichten:

Erledigen (Fünf-Minuten-Regel)
Terminieren/Aufgabe definieren
Weiterleiten/delegieren
Archivieren
Löschen

Beantworte E-Mail nicht sofort, sondern lege Zeitfenster für die Beantwortung fest.

Stelle E-Mail-Benachrichtigungen in deinen Outlookeinstellungen ab, wenn sie dich ablenken.

Ausgehende E-Mail-Kommunikation

Tipps für E-Mail- und Chat-Kommunikation

Im Betreff definieren um was es geht (auch in Team-Chat sehr sinnvoll)
Das Wichtigste zuerst nennen
Kurze Aussagen treffen, klare Botschaften senden
Texte strukturieren (Formatierungen nutzen, Links im Text einsetzen)
Deadlines nennen
Kommunikation und Entscheidungsfenster terminieren
Vermeide CC-E-Mail. CC-E-Mails sind nicht ehrlich und nicht transparent.
- Inhalte sind oftmals nicht für alle Empfänger verständlich
- Keiner der in CC gesetzten fühlt sich zuständig
- Keiner der in CC gesetzten ist wirklich informiert
- Die Kommunikation der AN-Adressierten wird auf einmal für andere öffentlich gemacht, die nicht im Thema sind

Tipps zum Umgang mit Dateien

Kein „Drag & Drop" in Chat Nachrichten nutzen
nur noch E-Mails mit Links verschicken (keine Anhänge!)

Tipp: Wann schreibe ich eine E-Mail? Wann eine Chat-Nachricht?

E-Mail:

Informationen sind auch für Personen relevant, die nicht Teil eines Teams oder Gruppe sind. (zu prüfen: ggf. ist es sinnvoll zu einem Thema eine neue Chat-Gruppe zu eröffnen).
Informationen haben einen „offiziellen" Charakter
Informationen haben besondere Compliance-Anforderungen
(z. B. muss revisionssicher abgelegt werden)

Chat:

Team- und Gruppen-Kommunikation (statt CC-E-Mails)
Information soll einer Gruppe längere Zeit zur Verfügung stehen
Kurze Fragen / Antworten
(„ist das Bild auf Seite xx final? Ist der Text freigegeben? Können wir den Termin verschieben?")
Diskussionen und Feedback zu einem Thema
(„ich brauche Eure Meinung zu..., Welche Punkte müssen wir berücksichtigen?")
Chat ist schneller und leichtgewichtiger als E-Mail.
Bedenke aber, dass die Zielgruppe häufig größer und offener ist.

Themenbereich: Chat

Eingehende Chat-Kommunikation

Nutze in Teams die individuellen Benachrichtigungsoptionen
(pro Team / pro Kanal).
Vereinbare Chat-Regeln mit deinem Team (z. B. Reaktionszeiten).
Lass dich vom Arbeitsverhalten anderer nicht „anstecken".
Nutze @-Mention um sicherzugehen, dass du Personen erreichst.
Pflege und nutze z.B. die Statusanzeige in Teams.
Nutze die Option „nicht stören" konsequent zur Konzentrationsarbeit.
Erlaube ggf. bestimmten Personen „Prioritätszugriff".
Nutze die Einstellung der "Ruhezeiten" in der Teams App auf mobilen Geräten.
Auf eingehende Nachrichten reagieren: Like, Antworten oder Weiterleiten

Ausgehende Chat-Kommunikation

#nohello: bitte schreibe nicht einfach nur "Hallo" im Chat, sondern benenne direkt dein Anliegen oder die Fragestellung.
Es geht um schnelle und unkomplizierte Kommunikation.
Schreibe so kurz und einfach wie möglich (kein langer E-Mail-Text).
Verwende @-Mention, wenn du jemanden direkt ansprechen willst.

Themenbereich: Meetings

Ausgehende Meeting-Anfragen

Wann vereinbare ich ein Meeting?

Möchte ich Personen nur informieren oder brauche ich auch Feedback/Gespräche?
Was kann asynchron -- was sollte synchron (=gemeinsam) erledigt werden?
Achtung: Monologe in Meetings sind ein Indikator dafür, dass etwas genauso gut auch asynchron erledigt werden könnte.

Tipps, um Zeit zu sparen:

Teile Präsentationen/Dokumente mit Personen und frage konkretes Feedback per Chat ab.
Vergebe VOR dem Meeting "Hausaufgaben" (z.B. „bitte Präsentation vorher durchlesen"), damit die Zeit im Meeting zum Austausch genutzt werden kann.

Tipps für Organisator:innen

Hinterfrage: lässt sich das Thema nur in einem Meeting erarbeiten?
Versende Termineinladungen mit Ziel, Agenda und Aufgaben.
Die Rollen für das Meeting sind geklärt.
Starte pünktlich und beende das Meeting bereits 5 Minuten vor der terminierten Uhrzeit.
Teste techn. Einstellungen vor dem Start des Meetings.
Nach dem Meeting ist allen klar, was als nächstes passiert.
Erstelle ein Meeting-Protokoll:
- Was wurde besprochen/beschlossen?
- Wer nimmt welche Aufgaben mit?

Eingehende Meeting-Anfragen

Tipps für Teilnehmer:innen

Lehne eine Einladung ab, wenn Du nicht weißt, warum Du bei einem Meeting mit dabei sein sollst.
Erscheine pünktlich und vorbereitet zum Termin.
„Multitasking" ist unhöflich (und funktioniert auch nicht). Das gilt auch für Online-Meetings.
Gebe Feedback (nutze z. B. den Besprechungschat / Emojis).

Themenbereich: Aufgaben

Wenn du eine Aufgabe verteilst...

Definiere im Betreff, worum es geht (auch in Team-Chat sehr sinnvoll).
Nenne das Wichtigste zuerst.
Treffe kurze Aussagen und sende klare Botschaften.
Strukturiere Texte (Formatierungen nutzen, Links im Text einsetzen).
Nenne Deadlines.
Terminiere Kommunikation und Entscheidungsfenster.

Wenn du eine Aufgabe erhältst, ...

Tipps zur Priorisierung & Aufgabenplanung

Aufgabenüberblick + Deadlines digital nachhalten (digitalen Kalender pflegen).
Neue Aufgaben gegen eigene Ziele prüfen (Helfersyndrom unterdrücken).
Nicht überrumpeln lassen: deine Arbeitszeit ist begrenzt.
Falls Informationen fehlen: Zeitfenster für Aufgaben abfragen und oder selbst definieren.
Pflege deine ToDos als „gleichberechtigte" Termine.
Plane vorausschauend.
- Was brauche ich, damit ich meine Aufgabe erledigen kann? Fehlen mir z. B. klare Deadlines oder Informationen?
- Wie lange brauche ich für die Aufgabe?
- Wann erledige ich diese Aufgabe (inkl. festen Termineintrag)?
- Was muss ich zurückstellen, um diese Aufgabe zu erledigen?
- Signalisiere anderen frühzeitig, wenn eine Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt werden kann.
Pflege deine Aufgaben an EINEM Ort (am besten digital).
Nutze z. B. ToDo und Planner, um Aufgabenübersichten zu erstellen (Vorteil: direkte Verbindung zu Chat & E-Mail).
- Hin und her springen vermeiden.
- Suche nach Infos auf ein Minimum beschränken.

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