Theorie Zusammenarbeit

Theorie "Zusammenarbeit"

Grundlagen: Zusammenarbeit

Regeln für die Zusammenarbeit

Grundlagen:
Microsoft: The Social Collaboration Contract

Vertiefung:

Idee für die Erarbeitung der Regeln für die Zusammenarbeit im Team:
Arbeitsvereinbarungen|Atlassian

Collaboration Canvas

(auch: Zusammenarbeits-Canvas)

Canvas

Wir haben in PowerPoint einen Collaboration Canvas vorbereitet, den ihr zum Festhalten eurer Regeln für die Zusammenarbeit verwenden könnt (siehe Vorlagen).

Ihr könnt aber auch das folgende Bild als Hintergrund für andere Tools nutzen:

Als Alternative zum Canvas könnt ihr folgenden Text als Vorlage/Idee/Anregung in einem Tool eurer Wahl verwenden:

Regeln für unsere Zusammenarbeit im lernOS Circle:

Ziel: Unser lernOS Circle hat als gemeinsames Ziel [Ziel formulieren]

Für die Zusammenarbeit im Team legen wir folgende Regeln für die Zusammenarbeit fest:

Purpose / Ziel

Wofür braucht uns die Welt?
Wofür stehen wir jeden Morgen auf?
Wer ist unser Auftraggeber? (Kunde bzw. Motivation z.B. bei Ehrenämtern)
Was ist unser Auftrag als Team?

Interaktion

Wir treffen uns [1x wöchentlich - Dauer, Rhythmus, Ort, Zeitpunkt]. Wenn wir Video nutzen, werden wir als Videokonferenzlösung für Treffen [Videokonferenztool] verwenden.
Wir werden uns die Dokumente nicht gegenseitig per E-Mail zusenden, sondern die Links zu den Dokumenten in unserer [Dokumentenbibliothek] veröffentlichen und gemeinsam nutzen.

Aktion

Wir werden in der Zeit dazwischen unsere Aufgaben erledigen und sie für das nächste Treffen vorbereiten.
Wir verpflichten uns gegenseitig, den Vertrag über die Zusammenarbeit einzuhalten.

Kommunikation, informell (spontan, sozial, schnell)

Kurz und knapp: Für die spontane, schnelle soziale Kommunikation nutzen wir [Kommunikationstool].

Kommunikation, fachlich

Wir sind dafür verantwortlich, vor dem nächsten Treffen uns in unserem [Kommunikationstool] über Neuigkeiten zu informieren.
Konstruktiv: Für den fachlichen Austausch nutzen wir [Kanal im Kommunikationstool].

Dokumentation

Wir werden unser [OneNote-Notizbuch] für alle Treffen als Dokumentation verwenden.
Wir werden [Name des Tools (z. B. Planner)] verwenden, um den Aufgabenstatus zu erfassen und unseren Status und die wichtigsten Meilensteine auf dem neuesten Stand zu halten.
Wir stellen sicher, dass die gesamte Arbeit (auch Dokumente, die noch in Arbeit sind) in der vereinbarten [Dokumentenbibliothek] gespeichert wird.
Optional: Wir werden diese spezielle [Ordner-/Bibliotheksstruktur] verwenden, um unsere Teamdokumente zu organisieren.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Freigabe von Dokumenten in der Cloud (Beispiel M365)

Tipp: Gemeinsam gleichzeitig an einem Dokument arbeiten
Möchte man gemeinsam Inhalte in einem Dokument bearbeiten, mussten oftmals bisher mühsam Korrekturen und Beiträge einzelner Personen Stück für Stück in einem Dokument konsolidiert werden. Sobald Dokumente in der Cloud (beispielsweise auf SharePoint TeamSites oder in OneDrive) gespeichert sind, gibt es die Möglichkeit, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten (über Freigabe per Link (siehe Tipp 4)).
Link zu weiteren Informationen & Anleitungen.
Tipp: Automatische Versionierung in Cloud Ablagen nutzen
Durch die Ablage in der Microsoft Cloud, werden Arbeitsstände von Dokumenten automatisch gespeichert und Versionen eines Dokuments nachgehalten. Falls man gemeinsam an Dokumenten arbeitet, gibt diese Funktion allen die Sicherheit, dass Dokumente und Arbeitsstände nicht aus Versehen gelöscht/überschieben und dadurch verloren gehen können.
Link zu weiteren Informationen & Anleitungen.
Tipp: Änderungen nachverfolgen
Neben der Automatischen Versionierung bieten Word, Excel und PowerPoint Dokumente die Möglichkeit Änderungen nachzuverfolgen. Dadurch kann jeder sehen, welche Inhalte wann und von welcher Person bearbeitet wurden. Die Änderungsverfolgung lässt sich leicht im Hauptmenüpunkt "Überprüfen " an- und ausschalten.
Link zu weiteren Informationen & Anleitungen.
Tipp: Kommentarfunktion im Dokument nutzen
In Word, Excel und PowerPoint gibt es die Möglichkeit gezielt Kommentare z. B. an Textstellen, zu hinterlassen. Alle Personen, die das Dokument nutzen, können die Kommentare lesen und darauf antworten. So können Fragen, Informationen und Antworten zu den Inhalten in einem Dokument schnell und einfach ausgetauscht werden.
Link zu weiteren Informationen & Anleitungen.
Tipp: Dateien per Link teilen
Es ist ratsam Dateien immer zuerst auf der Cloud Ablage (z. B. TeamSite oder im pers. OneDrive) abzulegen und dann die Datei per Link im Teamskanal, einem 1:1 Chat oder Gruppenchat zu teilen. So bleibt die Datei am gewählten Ablageort. Teilt man eine Datei einfach per Drag & Drop in einem Chat wird diese automatisch im Kanalordner (Teams Chat) oder im OneDrive eines der Chatgruppen Teilnehmenden abgelegt. Es wird somit also eine Kopie der ursprünglichen Datei erzeugt.

Wie teile ich Dokumente in einem Chat? (Beispiel M365)

Chat-Kommunikation ist für die Zusammenarbeit in einer Gruppe sehr wichtig. In Microsoft Teams gibt es dafür mehrere Möglichkeiten: man kann in einem Team in MS Teams die Kanäle nutzen - oder im persönlichen Chat Bereich einen Gruppenchat anlegen. Auch Besprechungschats werden oft für die Gruppenkommunikation genutzt. Die Optionen sind jeweils für unterschiedliche Anwendungsfälle sinnvoll, unterscheiden sich aber in wichtigen Details, wenn man per Chat auch Dokumente teilen möchte.

Teams-Kanal	Gruppenchat	Besprechungschat
Vorteile:	Vorteile:	Vorteile:
Geteilte Dateien werden automatisch auf der TeamSite im entsprechenden Kanalordner abgelegt. Alle Teammitglieder (auch externe Personen/Gäste) haben automatisch auf Dateien Zugriff, die über die TeamSite und/oder direkt im Kanal geteilt werden. (wird auch beim Verlassen des Teams wieder entfernt!)	Wenn eine neue Person zum Gruppenchat hinzugefügt wird, kann individuell entschieden werden, ob die Historie des Chats gesamtheitlich, teilweise oder gar nicht zur Einsicht freigegeben werden soll.	Eignet sich gut für die Chat Kommunikation während und kurz nach einem Termin.

Nachteile:	Nachteile:	Nachteile:
	Intransparente Dateiablage	Intransparente Dateiablage
Keine direkte Einbindung von Personen außerhalb der M365-Gruppe möglich.	Auch wenn alle Dateien scheinbar geordnet im Dateien Reiter des Chats sichtbar sind: es gibt es keine gemeinsame Dateiablage. Die geteilte Datei wird jeweils bei der Person im OneDrive im Ordner "Microsoft Teams Chat Dateien" abgelegt. Dort landen alle Dateien, die in 1:1 Chats, Gruppenchats und Besprechungschats von der Person per Drag & Drop geteilt wurden. Diese Ablage kann also schnell sehr unübersichtlich werden und viel Speicherplatz einnehmen.	Auch wenn alle Dateien scheinbar geordnet im Dateien Reiter des Chats sichtbar sind: es gibt es keine gemeinsame Dateiablage (Details siehe Beschreibung "Gruppenchat").
	Personen, die später zum Chat hinzugefügt werden, haben nicht automatisch auf die geteilten Dateien Zugriff. Sobald eine externe Person (= Gäste im genutzten M365 Tenant) dem Gruppenchat beitritt können keine Dateien mehr geteilt werden. Gäste können nicht auf die geteilten Dateien zugreifen.	Externe Personen (= Gäste im genutzten M365 Tenant) können geteilte Dateien nur sehen und abrufen, wenn sie einen Gast Account besitzen und sich auch über diesen Account in die Besprechung eingewählt haben.

Tool-Sammlung

verschiedene Tools zur gemeinsamen Texterstellung

Meetings effizient gestalten

Wie du mit einer besseren Organisation und Gestaltung deiner Meetings mehr Zeit für das Wesentliche gewinnst.

Meetings - Wofür?

Entscheidungen
Abstimmungen
Brainstorming & Ideation
Präsentation von Ergebnissen (Pitch)
Austausch / Dialog & Lernen (Schulung)
Meeting = noch nicht abgeklärte, offene Punkte
Alles, was persönlich & live besprochen werden soll.
≠ Aber NICHT für Information!

Was braucht es?

Agenda - Was steht an?
Ziel - Was wollen wir erreichen?
Einladung - nur an relevante Teilnehmer:innen
(= können ein Beitrag zur Zielerreichung leisten)
Zeitrahmen
Ergebnisprotokoll -- Aufgaben, Verantwortlichkeiten

Wie machen wir das?

Wir erstellen Agenda & Protokoll gemeinsam. Live.
Wir kommen vorbereitet und kennen die Materialien.
Keine Agenda - kein Meeting!
Wir gehen aus dem Meeting raus und kennen die nächsten Schritte:
jede:r weiß, was zu tun ist.

Was kann im Vorfeld oder während des Meetings im Chat geklärt werden?

„Müssen wir diesen Punkt „live" klären -
oder geht das auch asynchron im Netzwerk?"
Abstimmung durch „Like"
Offene Punkte / zu klärende Fragen im Kommentar
Keine Scheu vor „dummen Fragen" = Lern-Gelegenheit!
Hohe Motivation, Punkte vorab zu klären
Reduzierte Agenda bedeutet Kürzere Meetings

Wer einen Punkt auf die Agenda setzt, ist als Topic Owner dafür verantwortlich:

Materialien / Unterlagen zum Einlesen rechtzeitig bereitstellen
3 Tage vorher - sonst Verschiebung zum nächsten Termin
Klären von Fragen im Chat
Protokoll-Verantwortung: Schluss-Redaktion

Im Meeting:

Alle Rollen & Aufgaben werden von allen Beteiligten übernommen
Topic Owner = Moderatoren für ihre TOPs
Alle anderen sind aktiv beteiligt - in der Diskussion oder am Protokoll

Vorteile von effizient gestalteten Meetings:

Weniger & kürzere Meetings
Entscheidungsprozess: Schnellere Ergebnisse und Zeitersparnis
Mitarbeitende: Höhere Motivation & Engagement durch aktive Beteiligung
Virale Verbreitung in andere Projektteams
Wer die Vorteile erlebt hat, will nicht mehr zurück!

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