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Vorgespräch führen

Vorgespräch führen

Das Vorgespräch dient dazu, dem Auftraggeber, dem Experten und dem Nachfolger, sofern schon vorhanden, den Zweck, die Vorgehensweise und die Ergebnisse eines Expert Debriefings aufzuzeigen. Der Moderator erhält von den Beteiligten einen Überblick über die Situation und die Rahmenbedingungen, lässt durch den Auftraggeber den Fokus für das Expert Debriefing festlegen und plant die weiteren konkreten Schritte.

Damit dient das Vorgespräch auch als Auftragsklärung, d.h. der gesamte Rahmen des Expert Debriefings für Inhalt, Zeitraum (Dauer) und Aufwand (Verfügbarkeit des Experten in dem Zeitraum) wird vereinbart. Besonders wichtig ist hier das Commitment zwischen Auftraggeber (Vorgesetzter) und Experten. Sollten im Prozessverlauf Schwierigkeiten auftreten (z.B. keine Zeit für die Durchführung von Wissensbewahrungsmethoden), kann auf diese "Vereinbarung" zurückgegriffen werden. In einigen Unternehmen unterschreiben die Beteiligten das Protokoll, womit eine stärkere Bindung erzielt wird.

Hinweis: es wird davon ausgegangen, dass Auftraggeber und Vorgesetzter identisch sind. Ist das nicht der Fall, muss der Personenkreis erweitert werden.

Projektplan mit Darstellung der Teilnehmer von @simondueckert, CC BY 4.0

Vorgehensweise (ca. 2 Stunden)

  1. Vorstellungsrunde mit Klärung der Rollen.
  2. Die Methode Expert Debriefing anhand des Referenzprozesses erklären und offene Fragen beantworten.
  3. Situation und Rahmenbedingungen erfragen, Entscheidungen treffen und dokumentieren.
  4. Termine für Aufbau persönliche Wissenslandkarte, Ableitung Maßnahmen-Plan, Feedback, evtl. Begleitung der Maßnahmen sowie die Reflexion vereinbaren.
  5. Protokoll an Teilnehmer des Vorgesprächs verschicken.

Ressourcen und Hilfsmittel

  • Vorlage Protokoll Vorgespräch in der Expert Debriefing Toolbox.

Tipps und Tricks

  • Beamer für Präsentation und Protokoll nutzen, damit alle Beteiligten die Dokumentation sehen können.
  • Ggf. erst mit dem Vorgesetzten alleine sprechen (Fokus des Debriefings) und dann in großer Runde.
  • Der Auftraggeber muss nicht der Vorgesetzte sein. Wichtig ist hier die Involvierung und das Commitment des Vorgesetzten, da dieser später die Umsetzung ermöglichen muss.

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