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Dokumentenbibliothek

Dokumentenbibliothek

Experten sammeln im Laufe Ihrer Arbeitshistorie meist beträchtliche Mengen an Dokumenten in elektronischer Form und als Papier an (mit Dokument sind hier z.B. auch E-Mails, Links oder Weblogs gemeint). Nur der Experte hat Überblick über die Ablageorte (z.B. Schreibtisch, Hängeregister, PC, Abteilungslaufwerk, Intranet) und darüber, welche der Dokumente relevant sind und welche vernichtet werden können (oftmals mehr als 90%).

Um dem Nachfolger den Zugang zu diesen Dokumenten zu ermöglichen müssen relevante Dokumente gefiltert, strukturiert und in einen Arbeitskontext gestellt werden. Die Dokumente werden dem Nachfolger in Form von einer oder mehrerer Dokumentenbibliotheken (en.: document repository) übergeben. Nicht mehr benötigte Dokumente werden gelöscht oder archiviert.

Vorgehensweise

  1. Relevante Dokumentquellen definieren, z.B. Schreibtisch, Ordnungssysteme im Büro (z.B. Regal, Aktenschrank, Hängeregister), Ordnungssysteme außerhalb des Büros (z.B. Archiv), Persönlicher PC, Persönliches Laufwerk, Abteilungslaufwerk, Projektlaufwerke, Intranet und andere Informationssystem
  2. Ziel(e) für die Dokumentenbibliothek(en) definieren, z.B. Laufwerk, USB-Stick.
  3. Dokumentquellen sichten und Ablagestruktur für die Dokumentenbibliothek(en) definieren.
  4. Dokumente durch den Experten (oder mit dem Experten) sichten, aussortieren und in die Dokumentenbibliothek(en) überführen (lassen).
  5. [optional] Dokumentenbibliothek(en) mit der persönlichen Wissenslandkarte bzw. dem persönlichen Wiki verlinken.
  6. Dokumentenbibliothek(en) in einem moderierten Übergabegespräch mit Experte und Nachfolger durchsprechen (ggf. in Screencast).

Ressourcen und Hilfsmittel

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