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Woche 4: Zwischenstopp und Routencheck

In dieser Woche geht es darum, auf deiner Reise einen ersten Zwischenstopp zu machen und einen Ausblick auf deine weitere Route zu bekommen.

Zwischenstopp: Reflektier die ersten Wochen des Leadership-Lernpfads. Was hast du ausprobiert, welche Erfahrungen hast du gemacht? Was hast du bislang über dich gelernt?

Ausblick: Überprüfe deine Zielsetzung hinsichtlich deiner Führungsrolle. Passen die in Woche 1 gesetzten Ziele noch oder möchtest du sie verändern? Welche Schwerpunkte möchtest du für dich setzen?

Als Vorbereitung

  • Kata 4.1: „Toffifee"-Retro

  • Wenn Du Lust hast, thematisch noch tiefer einzusteigen: Kata 4.2 (Reflexionsfragen) bzw. Kata 4.3 (Feedbackschleifen)

Im Weekly

  • Check-in (10 min)

Wann habe ich zum letzten Mal etwas zum ersten Mal gemacht?

  • Austausch über die Kata 4.1 (20 min)

  • Falls ihr noch tiefer einsteigen wollt und eure Zeit es hergibt, findet ihr weitere Reflexionsfragen in der Kata 4.2.

Wer mehr/anders machen will: Die Kata 4.3 lädt euch zu Feedbackschleifen ein. (25 min.)

  • Check-out (5 min)

Woran wirst du erkennen, dass du dich auf dein Ziel zu bewegst?

Kata-Log

Kata 4.1: „Toffifee"-Retrospektive

Nimm dir / nehmt euch 5 min Zeit für individuelle Reflexion zu den ersten Wochen deiner / eurer Leadership-Reise:

Was war die süße Schokolade? Was lief super?

Was war die harte Nuss, die zu knacken war? Welche Herausforderung gab es?

Was war das klebrige Karamell? Was habe ich gelernt?

In der Gruppe: Danach teilt ihr eure persönlichen Toffifee-Bestandteile in der Gruppe.

Lernziel:

  • Du teilst deine Erfahrungen mit der Gruppe.

  • Du bekommst Einblicke in die Erfahrungen der anderen Mitglieder und > erhältst daraus Anregungen für dich selbst.

Hinweis für Alleinreisende:

Wenn du nicht in einer Lerngruppe unterwegs bist, kannst du die Kata für dich selbst durchführen. Überleg dir, ob und mit wem du deine Erkenntnisse teilen möchtest.

Kata 4.2: Reflexionsfragen

Du hast dich in den letzten Wochen intensiv mit dir und deiner Persönlichkeit auseinandergesetzt. Reflektier diesen Prozess anhand der folgenden Fragen:

  • Was hast du über dich erfahren oder gelernt, was hat dich überrascht?

  • Welche Methoden hast du angewendet, von denen du auch in Zukunft noch profitieren möchtest? Wie kannst du diese Methoden am besten integrieren?

  • Welche Anregungen aus den letzten Wochen möchtest du weiterverfolgen und wie kannst du das tun?

  • Wie ist dein Fortschritt im Hinblick auf deine Ziele? Möchtest du deine Ziele anpassen oder dein lernOS-Canvas ergänzen?

  • Es ist völlig normal und ein Zeichen deiner Weiterentwicklung, wenn du das Bedürfnis hast, deine Ziele anzupassen.

Kata 4.3: Feedbackschleifen

Ob es um Veränderungen und Lernprozesse bei dir persönlich oder in einem Team geht - ohne Feedbackschleifen fehlen die Informationen dazu, ob es Fortschritte gibt, ob Maßnahmen den gewünschten Effekt haben, welche Maßnahmen effektiv sind. Nicht nur, dass das Lernen dadurch schwierig bis unmöglich wird, es ist möglicherweise auch sehr frustrierend, weil kein Fortschritt erkennbar ist.

Feedbackschleifen sind auch ein wesentlicher Bestandteil des wissenschaftlichen Ansatzes, bei dem zunächst Hypothesen aufgestellt werden, die dann in definierten Experimenten überprüft werden - das Ergebnis des Experiments ist also das Feedback.

Zunächst zu dir persönlich. Sieh dir nochmal deine Ziele und deinen Canvas an (sofern du damit gearbeitet hast). Überleg dir, was geeignete Feedbackschleifen sein könnten, um deinen Fortschritt erkennen zu können - je öfter (mit vertretbarem Aufwand natürlich), desto besser.

Woran würdest du erkennen (sehen, messen, greifen), dass du dein Ziel erreicht hast?

Woran erkennst du, dass du dich auf dein Ziel zubewegst?

Welches ist das nächste Experiment, das du starten möchtest? Welche Ergebnisse erwartest du und wie misst du, ob das Experiment erfolgreich war?

Wie viele Experimente möchtest du in den nächsten Wochen machen?

Auch für die Zusammenarbeit und Weiterentwicklung im Team oder in einer Organisation sind Feedbackschleifen wichtig. Dazu gibt es drei grundsätzliche Ansätze, die es sich zu verfolgen lohnt:

Der erste Ansatz bezieht sich auf den eigentlichen Sinn und Zweck des Teams: Wie gut erfüllt das Team den eigenen Daseinszweck? Wie erfolgreich ist die Umsetzung der Strategie? Hier geht es um klare Ergebnisfokussierung, unabhängig von den eingesetzten Methoden - oder anders formuliert: „Wichtig ist, was hinten rauskommt".

Der zweite Ansatz bezieht sich auf die Organisation und den Fluss der zu erledigenden Arbeit im Team. Dazu könnten sich Messgrößen eignen wie etwa Durchlaufzeiten: Wenn die Bearbeitung eines Arbeitspakets angefangen wird, wie schnell wird es dann abgeschlossen? Ähnlich sieht es mit der Umsetzung von Veränderungen aus: Wenn sich eine Anforderung ändert, wie schnell ist diese Änderung dann umgesetzt? Welche Maßnahmen sind möglich, damit das bei der nächsten Änderung schneller geht? Wie viele Arbeitspakete vergleichbarer Größe werden in einer Woche fertiggestellt?

Und: Ist der Arbeitsprozess überhaupt transparent genug, um zu wissen, wo es gerade „hängt", wo der größte Engpass ist? Falls ja: Sind Maßnahmen identifiziert worden, um diesen Engpass aufzulösen?

Hinweis:

Explizit zu warnen ist davor, die Auslastung der Teams als Metrik zu verwenden mit dem Ziel, diese Auslastung zu maximieren. Zur Begründung: Bei maximaler Auslastung hat man lediglich maximal beschäftigte Teams, es werden jedoch kaum noch Arbeitspakete fertig - ein mitunter als widersprüchlich erlebter Zusammenhang, der sich aber mathematisch beweisen lässt (Little's Law https://de.wikipedia.org/wiki/Littles_Gesetz. Diese Erkenntnis führt z.B. zu einer der Grundpraktiken von Kanban: Limitiere die parallele Arbeit im System. Kanban Guide https://resources.kanban.university/kanban-guide/)

Der dritte Ansatz bezieht sich auf das Team und dessen Zusammenarbeit. Die gute Zusammenarbeit im Team dient dazu, komplexe Aufgaben effizient und effektiv zu lösen, daher ist es naheliegend, eben diese Zusammenarbeit im Blick zu behalten und zu verbessern. Da die Qualität der Zusammenarbeit von vielen Faktoren abhängt, können (und müssen) hier unterschiedliche Beobachtungspunkte genutzt werden.

  • Selbstbewertungen der Teammitglieder:

In regelmäßigen Abständen schätzen Teammitglieder ein, wie sie die Zusammenarbeit im Projekt erleben. Bewährt haben sich auch Einschätzungen zu spezifischeren Aspekten wie psychologische Sicherheit oder Innovationskultur (z.B. „Es fällt mir leicht, im Team um Unterstützung für Probleme zu bitten." - „Neue Ideen werden wohlwollend geprüft und ggf. weiterentwickelt oder umgesetzt.").

  • Beobachtung der Zusammenarbeitskultur, z.B. Verteilung der Redezeit in Meetings, Verhältnis von problemorientierten (was ist schiefgegangen, wer ist schuld?) und lösungsorientierten (welche Optionen haben wir, was sind die nächsten Schritte?) Diskussionen.

  • Anzahl und Erfolgsquote von bewusst durchgeführten Experimenten, die das Team aufsetzt, beispielsweise als Ergebnis von Retrospektiven (Retrospektiven sind einer Werkzeug der lernenden Organisation. Dabei ist es nicht das Ziel, dass alle Experimente erfolgreich sind - dann sind es ja keine Experimente mehr. Es\ geht vielmehr um einen möglichst großen Lerneffekt, daher sollten die Experimente\ so gestaltet sein, dass sie im Mittel in nicht mehr als 40-60% der Fälle erfolgreich\ sind. Mehr zum Thema Retrospektive erfährst du in der Woche 8).

  • Und nicht zuletzt lassen sich auch die typischen HR-Parameter nutzen wie die Entwicklung der Krankheitstage, der Abruf der Urlaubstage, die Nutzung von Fortbildungsangeboten etc.

Sehr wichtig ist es, diese Metriken oder Feedbackschleifen als Informationsquellen zu sehen und zu nutzen, um darauf basierend Verbesserungsideen zu entwickeln, statt sie als ein System zur Leistungsmessung einzusetzen. Menschen wissen typischerweise sehr gut, wann das passiert, und ändern ihr Verhalten entsprechend, so dass die Werte gut aussehen. Und dann hat man nicht nur keine verlässlichen Informationen zum tatsächlichen, wahren Zustand mehr, sondern wahrscheinlich sogar eine gestörte Zusammenarbeit. Diese Metriken sind also nur dann gute Informationsquellen, wenn sie nicht zur Leistungsbewertung genutzt werden.

In den folgenden Wochen wird es um deine Führungsrolle in der Organisation gehen. Nutz die Informationen über Feedbackschleifen auch, um in deiner Organisation Feedbackschleifen und Metriken zu etablieren, soweit es dir möglich ist.

[Diese Kata enthält Textauszüge mit Genehmigung der Autorin aus: Schröder, Dörte: Change-Management in Projekten: Komplexität gemeinsam bewältigen, in: Andreas Klein (Hrsg.), Projektcontrolling mit agilen Instrumenten, 1. Auflage, Freiburg 2021, S. 216-218]

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