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Finden und Umsetzen von Lösungen

8 - Finden und Umsetzen von Lösungen

In diesem Abschnitt wirst du mit deinem Team eine Lösung oder Lösungen für das Problem finden, auswählen und umsetzen.

(siehe auch Eine Lösung planen - Abstellmaßnahmen (D5) und Die Lösung umsetzen - Maßnahmen umsetzen (D6)

Kata 8.1 - Lösungen entwickeln

Beschreibung

In dieser Kata wirst du Lösungen definieren, kategorisieren und für die Umsetzung vorbereiten. Macht euch im Team vorher klar, dass es viele Wege gibt, ein Problem zu lösen. Meistens ist es sinnvoll, mehrere Aktivitäten zu verfolgen. Wirksame Lösungen sind immer gut, egal welcher Kategorie sie angehören:

  • Technische und systemische Lösungen - zum Beispiel Maschinen verbessern und Abläufe ändern
  • Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen - zum Beispiel Maschinen reparieren und Instandhaltungsinhalte ändern
  • Ursachenbekämpfung, beim Entdecken besser werden und Auswirkungen kleiner werden lassen - zum Beispiel Flusshochwasser in Auen mehr Platz geben, ein Hochwasserfrühwarnsystem aufbauen und Infrastruktur weiter vom Fluss weg bauen.

Jetzt macht sich eine gute Problembeschreibung und Ursachenbetrachtung bezahlt, denn ihr kennt euer System inzwischen sehr gut. Meistens liegen die Lösungen schon auf der Hand.

Hier funktionieren natürlich auch andere Kreativitätstechniken, als der vorgestellte Ablauf. Wenn ihr andere Verfahren kennt oder ausprobieren wollt, tut das…

Dauer

Etwa 45 Minuten für dich und dein Problemlösungsteam.

Ablauf

  1. Nehmt euch im Team Karteikarten zur Hand. Jede und jeder schreibt für sich Lösungsideen auf, die wirksam sein können. Eine Lösungsidee pro Karte. Nehmt euch dafür 5 Minuten Zeit.
  2. Sammelt die Karten und mischt sie. Nehmt aus den unsortierten Karten eine heraus, lest die Ideen und legt sie wieder zurück. Alle gleichzeitig, bis ihr alle Ideen gelesen habt. Das sollte auch etwa 5 Minuten dauern.
  3. Habt Ihr beim Lesen weitere Ideen? Schreibt sie auf neue Karten auf und lest sie laut vor.
  4. Sortiert gemeinsam die Lösungsideen. Sind es Vorbeuge- oder Korrekturmaßnahmen? Ursachenbekämpfung, Verbesserungen der Entdeckung oder Risiko-Verkleinerungen? (zum Beispiel wie in der Matrix unten)
  5. Tretet zurück und macht Euch ein Bild. Erkennt ihr Muster?
  6. Diskutiert und ergänzt die Karteikarten
    1. Welche Lösungsidee wird am erfolgreichsten sein?
    2. Wie aufwendig sind die Umsetzungen der Lösungsideen?
    3. Wie wird der Erfolg gemessen? Wie weisen wir nach, dass die Lösung auch erfolgreich ist?

  7. Stimmt ab: Welche Lösungsideen wollt ihr umsetzen? Zum Beispiel mit einem “Dot-Voting”. Versucht, aus allen Kategorien eine Idee zur Umsetzung zu finden.

    Maßnahmenmatrix

Quellen

Kata 8.2 - Die Maßnahmen zur Lösung umsetzen

Beschreibung

In dieser Kata wirst du konkrete Maßnahmen beschreiben, um Lösungsideen umzusetzen.

Dauer

Etwa 30 Minuten für dich und dein Problemlösungsteam.

Ablauf

  1. Nehmt die Lösungsideen aus der vorherigen Kata und beantwortet für jede Idee konkret die folgende Fragen. Schreibt die Antworten, zum Beispiel in einer Liste oder einer Aufgaben-App auf.
    1. Was müssen wir ändern, um die Idee umzusetzen?
      Technisch, organisatorisch oder auf zwischenmenschlicher Ebene. Hier können auch mehrere Einzelmaßnahmen notwendig sein!
    2. Wer ist verantwortlich für diese Umsetzung? Wer kümmert sich darum, dass es passiert?
      Die Person sollte aus Eurem Team stammen - oder spätestens jetzt ins Team geholt werden. ”Sich kümmern” bedeutet nicht, dass diese Person das alleine machen muss!
    3. Bis wann ist die Idee realistisch und sinnvoll umsetzbar?
      Schätzt Zeiträume vernünftig ab. Habt im Kopf, dass eigentlich immer noch Korrekturmaßnahmen laufen, diese können dann bald eingestellt werden. Geht sinnvoll mit Ressourcen um!
  2. Jetzt habt ihr einen Haufen Aufgaben. Eine Person kann immer nur eine Sache gleichzeitig tun. Deswegen priorisiert die einzelnen Maßnahmen gemeinsam, zum Beispiel mit einem Dot-Voting oder indem jede und jeder für sich Arbeitsreihenfolgen festlegt, die dann “übereinandergelegt” werden.
  3. Vereinbart einen sinnvollen, regelmäßigen Termin, zu dem ihr euch zu den Fortschritten der Arbeiten gegenseitig informiert. Intervall und Dauer der Treffen sollten zu euren Lösungen passen.
    Ihr bearbeitet ein komplexes Problem? Dann kommt es darauf an, Versuche zu definieren, die schnell Ergebnisse zeigen, daraus zu lernen und damit neue Versuche zu generieren, bis ihr einen Zustand erreicht, der einer Lösung nahe kommt. Die "Toyota Coaching Kata"-Methode kann Euch hier helfen. Arbeitet die folgenden Fragen kontinuierlich ab:
    1. Wie sieht der Zielzustand aus? (siehe die vorhergehende Kata)
    2. Wie ist der Zustand des Systems (zu Beginn = Deine Problembeschreibung
    3. Welche Hindernisse stehen im Weg? Was wissen wir heute über das Problem? (zu Beginn = die Ergebnisse der Ursachenanalyse)
    4. Was ist der nächste Schritt?
    5. Welches Ergebnis erwarten wir?
    6. Wann können wir die ersten Ergebnisse sinnvoll bewerten und wieder bei 1. beginnen?

Kata 8.3 - Reflektion in der Lerngruppe

Beschreibung

In dieser Kata wirst du die Lösungsfindung und -umsetzung reflektieren und durch Rückmeldungen aus deiner Lerngruppe die Art der Zusammenarbeit tiefer verstehen.

Dauer

Etwa 30 Minuten in deiner Lerngruppe.

Ablauf

  1. Beschreibt reihum, wie es euch bei der Lösungsfindung und -umsetzung gegangen ist.
    1. Was war leicht oder gut? Was war schwer oder schlecht?
    2. Seid ihr schnell genug, oder braucht ihr länger als gedacht? Warum?
    3. Wie motiviert ist das Team bei der Umsetzung? Woran macht ihr eure Beobachtung fest?
    4. Was nehmt ihr von den anderen mit? Bekommt ihr Tipps? Was könnt ihr anderen wertvolles mitgeben?