Victoria Köstner - Schließe die Wissenslücke in deiner Projektwelt - bewahre Projektwissen strukturiert und ganzheitlich!

Victoria Köstner: Schließe die Wissenslücke in deiner Projektwelt - bewahre Projektwissen strukturiert und ganzheitlich!

Projekt-Erfahrungswissen bleibt oft in Köpfen verborgen oder geht beim Projektabschluss verloren. Genau hier entsteht die kritische "Knowledge Gap", die Zeit, Geld und Qualität kostet. In dieser Session lernen die Teilnehmenden ein aufeinander aufbauendes dreistufiges Format kennen, womit sie strukturiert die Wissenslücke in ihrer Unternehmens-Projektwelt schließen können. Konkrete Handlungsimpulse laden direkt zum Anwenden ein. Ganzheitlich und wirksam.

Viktoria Köstner präsentierte in ihrem Beitrag einen ganzheitlichen Ansatz zum Wissensmanagement in Projekten, der über die klassische Dokumentation hinausgeht. Basierend auf ihren Erfahrungen aus einem gescheiterten Wissensmanagement-Projekt während ihrer Bachelorarbeit entwickelte sie ein dreistufiges Modell: faktenbasierte Analyse, erfahrungsbasierte Reflexion und Transfer mit Umsetzung. Der Vortrag wurde als interaktiver Erfahrungsaustausch gestaltet, bei dem die Teilnehmenden ihre eigenen Herausforderungen und Lösungsansätze im Projektwissensmanagement teilten.

Persönlicher Werdegang und Motivation

• Vorstellung der Referentin und ihrer Reise zum Wissensmanagement
• Analyse eines gescheiterten Wissensmanagement-Projekts aus der Bachelorarbeit
• Entwicklung eines neuen Ansatzes durch Wirtschaftspsychologie-Studium

Interaktiver Erfahrungsaustausch

• Diskussion über aktuelle Herausforderungen im Projektwissensmanagement
• Austausch bewährter Praktiken zwischen den Teilnehmenden
• Analyse verschiedener Ansätze und deren Wirksamkeit

Das Drei-Stufen-Modell

• Faktenbasierte Analyse als Grundlage
• Erfahrungsbasierte Reflexion als Kernstück
• Transfer und Umsetzung als Erfolgsfaktor

Praktische Umsetzung und Herausforderungen

• Organisatorische Rahmenbedingungen
• Kulturelle Aspekte und Hindernisse
• Technologische Unterstützungsmöglichkeiten

Kernaussagen des Vortrags

Die Dokumentationsfalle vermeiden

"Das Ding ist eine Eins geworden, das war einwandfrei, top, aber in der Realität ist es ein Flop gewesen, weil es wurde nicht benutzt." Diese Erkenntnis aus Köstners Bachelorarbeit verdeutlicht das zentrale Problem vieler Wissensmanagement-Initiativen: Technisch perfekte Lösungen scheitern an der praktischen Anwendung.

Die Ursachen für das Scheitern waren vielfältig: - Fehlende Unterstützung der Führungsebene - Mangelndes Change Management - Keine Einbindung der Betroffenen in die Entwicklung - Ungeeignete Fehlerkultur im Unternehmen - Unklarheit über das eigene Wissen

Der Projektwissen-Lebenszyklus

Köstner stellte zwei Szenarien gegenüber: das Best-Case-Szenario und die Realität in den meisten Unternehmen. Im idealen Fall würde ein Projektmitarbeiter während des Projekts wertvolle Erfahrungen sammeln, diese reflektieren, in Communities teilen und daraus Verbesserungen für Strukturen und Prozesse ableiten.

"Bei den meisten Unternehmen hört es hier auf. Also Mitarbeiter sammelt wertvolle Erfahrungen während des Projekts und dann ist es fertig. Da sind wir nichts mehr davon." Diese Aussage beschreibt die Realität, in der Projektwissen mit dem Projektende verloren geht.

Das Problem der isolierten Projekte

Ein zentrales Problem identifizierte Köstner in den "unsichtbaren Trennlinien, Barrieren zwischen den Projekten". Projekte arbeiten parallel ohne Austausch, und durch regulatorische Beschränkungen werden Projektdokumentationen nach Abschluss oft unzugänglich. Dies führt zu der absurden Situation, dass bei Folgeprojekten mit demselben Kunden keine historischen Daten verfügbar sind.

Das Drei-Stufen-Modell für effektives Projektwissensmanagement

Faktenbasierte Analyse

Diese erste Stufe entspricht dem expliziten Wissen und umfasst den Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Ergebnissen in Bezug auf Zeit, Geld und Qualität. "Faktenbasiert ist für mich alles, was wir in Zahlen, Daten, Fakten sehen, lesen können."

Erfahrungsbasierte Reflexion

Der zweite und kritische Teil geht unter die Wasseroberfläche des Eisbergs und beschäftigt sich mit dem impliziten Wissen. "Was ist mit den ganzen Erfahrungen? [...] wird das reflektiert, werden daraus Konsequenzen gezogen oder wird das eher so umschifft, weil unangenehm?"

Diese Reflexion sollte: - Nicht vom Projektleiter selbst moderiert werden - Workshop-Charakter haben - Idealerweise außerhalb des Unternehmens stattfinden - Teamdynamiken und Beziehungen einbeziehen

Transfer und Umsetzung

Der dritte Schritt fokussiert auf die Weitergabe der Erkenntnisse an andere Projekte und die Implementierung von Verbesserungen in Strukturen und Prozessen.

Erfolgreiche Praktiken aus der Community

Coffee Hours als Wissensaustausch-Format

Ein Teilnehmer berichtete von erfolgreichen "Coffee Hours" in einer großen Open-Source-Community: "Wir treffen uns einmal pro Woche für eine Stunde lang und da kann einfach jeder mal einfach reinkippen was läuft momentan konkret in seinem Problem nicht, wo hat er Probleme und dann kommen andere und diskutieren darüber."

Agile Retrospektiven als Vorbild

Agile Teams schaffen es oft, eine Reflexionskultur zu etablieren: "Alle, die in Sprint, Scrum sehr agil arbeiten, die schaffen das oft, dann nach einer gewissen Zeit sich so eine Kultur aufzubauen, dass es völlig normal ist, sich zu reflektieren."

Projektbegleitende Dokumentation

Ein weiterer Ansatz ist die kontinuierliche Dokumentation während des Projektverlaufs: "Was ich halt wichtig finde, ist in größeren Projekten eine projektbegleitende Dokumentation der Probleme [...] das kann ein Dokument sein und das fängt beim privaten Wissensmanagement an."

Die Balance zwischen Dokumentation und persönlichem Austausch

"Wissensmanagement ist im Riesing immer die Balance zwischen dokumentierten, also Wissensausstausch über Dokumente und persönlich, also synchron." Diese Balance ist entscheidend für erfolgreiches Wissensmanagement.

Während persönlicher Austausch effektiv ist, hat er Grenzen: - Zeitliche Ineffizienz bei größeren Gruppen - Wissen geht verloren, wenn Personen das Unternehmen verlassen - Schwierige Skalierung bei wachsender Projektanzahl

Technologische Unterstützung durch KI

Köstner sieht großes Potenzial in der Nutzung von KI für das Projektwissensmanagement: "Wie können wir KI nutzen, um auch Projektwissen wirklich zu bewahren, zu strukturieren. Wie kann es uns dabei helfen?"

Konkrete Anwendungsmöglichkeiten: - Automatische Extraktion von Namen und Metadaten - Verbesserung der Suchfunktionen in Dokumentationen - Unterstützung bei der Anonymisierung sensibler Daten

Organisatorische Rahmenbedingungen

Für erfolgreiche Umsetzung sind strukturelle Veränderungen notwendig: - Regelmäßige, verpflichtende Recherche in Lessons-Learned-Datenbanken zu Projektbeginn - Schaffung einer Rolle als "Wissenskoordinator" oder "Wissensnotse" - Etablierung von Transferprozessen zwischen Projekten und Linie - Öffnung der "Schlösser zwischen den Jahren" für projektübergreifenden Zugang

Handlungsempfehlungen und Call to Actions

Sofortige Maßnahmen

• Etablierung regelmäßiger Austauschformate: Implementierung von Coffee Hours oder ähnlichen informellen Austauschformaten
• Projektbegleitende Dokumentation: Einführung kontinuierlicher Wissensdokumentation während der Projektlaufzeit
• Verpflichtende Recherche: Etablierung der Regel, zu Projektbeginn nach ähnlichen Projekten und deren Erkenntnissen zu suchen

Mittelfristige Entwicklungen

• Kulturwandel fördern: Entwicklung einer Lernkultur, die Reflexion und Wissensteilung als selbstverständlich betrachtet
• Moderationskompetenzen aufbauen: Schulung von projektfremden Moderatoren für erfahrungsbasierte Reflexionen
• Technologische Infrastruktur: Verbesserung der Suchfunktionen und Implementierung von KI-Unterstützung

Strategische Initiativen

• Organisatorische Verankerung: Schaffung dedizierter Rollen für Wissensmanagement
• Prozessintegration: Einbindung des Drei-Stufen-Modells in die Standard-Projektabläufe
• Community Building: Aufbau und Pflege von Communities of Practice

Aufruf zur Beteiligung

Köstner lud die Teilnehmenden ein, sich der Fachgruppe Wissensmanagement der GFM anzuschließen: "Falls da jemand auch quasi nachgelagert zu diesem Termin jetzt heute, dann Bedarf hat, sich in der Gruppe auszutauschen. Es geht darum, miteinander zu lernen, miteinander zu reflektieren, was macht ihr gerade, was läuft bei euch, was können wir adaptieren."

Experimenteller Ansatz

Die Referentin ermutigte zu einem experimentellen Vorgehen: Statt perfekte Lösungen zu entwickeln, sollten Unternehmen mit kleinen Formaten beginnen und diese iterativ verbessern. Der Fokus sollte dabei auf der praktischen Anwendbarkeit und dem tatsächlichen Nutzen für die Projektteams liegen.

Messbarkeit und Evaluation

Ein wichtiger Aufruf war die Etablierung von Erfolgsmessungen: Unternehmen sollten überprüfen, ob ihre Lessons-Learned-Dokumentationen tatsächlich gelesen und genutzt werden, und bei negativen Ergebnissen alternative Ansätze entwickeln.

Der Beitrag schloss mit der Ermutigung, das Thema Projektwissensmanagement ganzheitlich anzugehen und dabei sowohl die technischen als auch die kulturellen und organisatorischen Aspekte zu berücksichtigen. Nur durch diese umfassende Herangehensweise kann verhindert werden, dass wertvolles Projektwissen verloren geht und stattdessen zur kontinuierlichen Verbesserung der Projektarbeit beiträgt.