Bernhard Rupp und Andreas Kübli - 12 Freunde müsst ihr sein

Bernhard Rupp und Andreas Kübli von der BLS AG präsentierten ihre Erfolgsstory der SAP SuccessFactors-Einführung unter dem Titel "FC HR Pro". Anhand einer kreativen Fußball-Metapher zeigten sie auf, wie ein erfolgreiches Projektteam funktioniert und welche Learnings sie während der dreijährigen Systemeinführung gesammelt haben. Der Vortrag verdeutlichte, dass erfolgreiche Transformationsprojekte vor allem auf Teamwork, klarer Kommunikation und der richtigen Vorbereitung basieren.

Gliederung und Aufbau des Vortrags

Der Vortrag folgte einer durchdachten Struktur entlang der Fußball-Metapher:

Vorstellung des "Vereins" (BLS AG als Unternehmen)
Saisonvorbereitung (Projektplanung nach dem Golden Circle)
Zusammenstellung der Startelf (Teamaufbau und Rollen)
Der Anpfiff (Projektstart und erste Phase)
Das Spiel (Projektumsetzung mit Halbzeitpause)
Spielanalyse (Learnings und Erkenntnisse)
Ausblick (Aktuelle Situation und zukünftige Pläne)

Kernaussagen

Zur Projektzielsetzung: "Wir wollten die ganzen Personalprozesse vereinfachen, professionalisieren, auch optimieren und standardisieren" und dabei "die enormen Medienbrüche eliminieren", die im bestehenden System vorhanden waren.

Zur Bedeutung des Teamworks: "Es braucht Vertrauen. Also das Team muss einander vertrauen können. Es muss auch ein gemeinsames Ziel haben" und "eine offene Gesprächskultur".

Zur Systemkomplexität: "SAP ist nicht SAP, weil Success Factors ist zwar das gleiche Spiel, aber es ist ein anderer Boden" - eine zentrale Erkenntnis über die Unterschiede zwischen SAP HCM und SuccessFactors.

Zur Zeitplanung: Die ursprünglich geplanten drei Jahre wurden von SAP-Beratern auf ein Jahr reduziert, am Ende benötigte das Projekt tatsächlich drei Jahre. "Als SAP dann die Berater das erste Mal vor Ort waren und unsere Planung gesehen haben, haben sie gelacht und gesagt, in einem Jahr haben wir es alles durch. Am Schluss haben wir drei Jahre gebraucht."

Zu den Erfolgen: "Wir haben heute von der Rekrutierung bis zum Austritt alles integriert" und erhielten den "Cloud Transformation Award 2023" von SAP für das erfolgreiche Projekt.

Offene Fragestellungen

Während des Vortrags wurden verschiedene Herausforderungen und offene Punkte angesprochen:

Wie kann die Balance zwischen kontinuierlicher Weiterentwicklung und Stabilisierungsphasen optimal gestaltet werden?
Welche Strategien helfen dabei, den Fokus zu behalten, wenn das System "sehr viel zu machen" einlädt?
Wie lassen sich Wissensabgänge von Schlüsselpersonen während kritischer Projektphasen vermeiden?
Wie kann die Belastung für Mitarbeitende bei der Einführung mehrerer Module optimal gesteuert werden?

Handlungsempfehlungen

Teamzusammenstellung und -führung: - Klare Rollenverteilung etablieren mit bewährten Positionen wie Projektleiter als "Torwart", Fach und IT als "Sturmduo" - Auswechselspieler und Stellvertreter definieren, da "wir während des Projektes auch gewisse Abgänge" hatten - "Never Change a Winning Team" - Kernteam möglichst stabil halten

Projektplanung und -durchführung: - Realistische Zeitplanung basierend auf der eigenen Organisationskenntnis - 80/20-Regel befolgen: 80% Standardfunktionen, nur 20% Anpassungen - Schrittweise Annäherung an das System ermöglichen - Regelmäßige Retrospektiven und Halbzeitpausen einplanen

Change Management und Kommunikation: - "Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation" als zentrales Element - Frühzeitige Einbindung der Anwender durch Systemzugang - AbleNow für Schulungen nutzen statt umfangreicher Handbücher - "Verbindlichkeit schaffen, dass der Einführungstermin klar verbindlich kommuniziert wird"

Betrieb und Weiterentwicklung: - Fokus behalten und nicht in zu viele parallele Aktivitäten verzetteln - "Durchschnaufen, das Tool wirken lassen" zwischen den Moduleinführungen - Modulverantwortliche für koordinierte Weiterentwicklung etablieren - Release-Management für halbjährliche Updates implementieren

Erfolgsfaktoren: - Erfolge gemeinsam feiern und das Team würdigen - Kontinuierliches Lernen durch externe Unterstützung (SAP Preferred Success als "Personaltrainer") - Integration aller Module für maximalen Nutzen anstreben

Der Vortrag schloss mit dem inspirierenden Zitat von Michael Jordan: "Talente Spieler gewinnen, aber das Teamwork und Diligenz dann die Meisterschaft" - eine treffende Zusammenfassung der zentralen Botschaft über die Bedeutung erfolgreicher Teamarbeit in Transformationsprojekten.