Andrea Flöth - HR neu gedacht - BARMERs digitale Evolution mit Hilfe von SAP Preferred Success

Andrea von der Barmer Krankenkasse berichtete über die dreijährige digitale Transformation des HR-Bereichs von dezentralen Pen & Paper-Prozessen hin zu zentralen digitalen Prozessen mit SAP SuccessFactors. Besonders hervorgehoben wurde die Rolle des SAP Preferred Success Services bei der Bewältigung technischer und organisatorischer Herausforderungen. Der Vortrag vermittelte authentische Einblicke in die Schwierigkeiten und Erfolge einer großangelegten HR-Digitalisierung in einem traditionellen Unternehmen mit einer heterogenen Mitarbeiterstruktur.

Gliederung und Aufbau des Vortrags

Ausgangssituation und Herausforderungen - Unternehmenskontext der Barmer Krankenkasse - Demografische Herausforderungen der Mitarbeiterschaft - Technische Ausgangslage und Projektrahmen

Projektstruktur und strategische Entscheidungen - Dreijahresplan und Wellenvorgehen - Face-to-Customer Workstream als gleichberechtigter Projektbereich - Change Management und Schulungsansätze

SAP Preferred Success im Detail - Überblick über die Serviceleistungen - Praktische Anwendung und Nutzen - Konkrete Erfahrungen und Bewertung

Lessons Learned und kritische Reflexion - Besondere Herausforderungen der Zeitwirtschaft - Change Management Erkenntnisse - Handlungsempfehlungen für ähnliche Projekte

Kernaussagen

Zur Ausgangssituation: "Als ich eingestiegen bin vor viereinhalb Jahren bei der Barmer, war der Altersschnitt 47. Und ihr müsst im Kopf behalten, wir schieben jedes Jahr 150, 200 Azubis rein. Das heißt, wir haben die Spreizung."

Zur Projektphilosophie: "Jeder, der technische Projekte macht, weiß, am Ende rennt man nur und versucht, dass das Ding irgendwie läuft und alle weichen Themen hast du vergessen. Und das bedeutet, wir wollten das Projekt von Anfang an so aufgleisen, dass wir die weichen Themen nicht hinten überfallen lassen."

Zu SAP Preferred Success: "Der ist auch sowas wie der verlängerte Arm in die SAP rein. Also der ist nicht ganz preiswert, der Service."

Zur Zeitwirtschaft als kritisches Thema: "Völlig unterschätzt von meiner Seite, ganz ehrlich. [...] Weil das ist Brot und Butter. Wenn Gehalt nicht kommt und Zeit nicht geht, dann sind die Mitarbeiter angefressen."

Konkrete Serviceleistungen von SAP Preferred Success

SAP Learning Hub: Eingeschränkt nutzbar aufgrund der Sprachbarriere (überwiegend englische Inhalte)
Solution Launch Checks: Qualitätsprüfung der Partnerkonfiguration gegen SAP-Standards
Enhanced Release Guides: Aufbereitung neuer Releases (wurde an Partner delegiert)
Escalation Support: Intensiv genutzt bei kritischen Partnerproblemen bis hin zur Global Escalation
Advisory Services: Strategische Beratung für HR-Aufstellung und Best Practices

Offene Fragestellungen

Wie kann die Zeitwirtschaft in SAP SuccessFactors besser für traditionelle Unternehmen mit komplexen Arbeitszeitmodellen optimiert werden?
Welche Rolle sollten englischsprachige Lerninhalte in deutschen Unternehmen mit geringer Englischaffinität spielen?
Wie können Change Management-Prozesse speziell für die Zeitwirtschaft verbessert werden?
Welche Alternativen gibt es für Unternehmen mit Schichtarbeit und Mitarbeitern ohne IT-Zugang?
Wie kann die Balance zwischen Standardsoftware und spezifischen Unternehmensanforderungen besser gemanagt werden?

Handlungsempfehlungen

Projektstruktur: - Gleichberechtigten Workstream für "weiche Faktoren" (Change Management, Schulungen, User Experience) etablieren - Face-to-Customer Aktivitäten von Projektbeginn an mitdenken und budgetieren

Change Management: - Besondere Aufmerksamkeit für die Zeitwirtschaft als emotionales Kernthema - Frühzeitige und intensive Einbindung von Betriebsrat/Personalvertretung - "Man muss sich da so ein bisschen überlegen, wie führe ich meine User an die Stellen, die die wirklich interessieren und welche Reports gebe ich denen auch von Tag 1 an die Hand"

Technische Umsetzung: - Solution Launch Checks nutzen zur Qualitätssicherung der Partnerkonfiguration - Maximale Transparenz bei Zeitberechnungen und -anzeigen schaffen - Reports und Darstellungen von Beginn an mitplanen, nicht nachträglich entwickeln

Servicestrategie: - SAP Preferred Success als Risikominimierung für kritische Projekte erwägen - Escalation Support als "Versicherung" für Partnerprobleme einkalkulieren - Advisory Services für strategische HR-Entscheidungen nutzen

Realistische Erwartungen: - "Ich glaube, ich hätte es nicht gemacht, wenn ich Rollover-Schicht gehabt hätte. Dann hätte ich es auf gar keinen Fall gemacht." - Zeitwirtschaft als potentiellen Projektkiller ernst nehmen und entsprechend vorbereiten - Bei heterogener Mitarbeiterstruktur besondere Schulungskonzepte entwickeln