Mareike Muth - Übersetzer der Moderne - Das Learning Team als Katalysator zwischen Fachbereich und Enduser

Mareike präsentierte die Herausforderungen und Lösungsansätze beim unternehmensinternen Wissensmanagement. Der Vortrag beleuchtete den gescheiterten Versuch, Fachbereiche zu eigenständigen Autoren in SAP EnableNow zu befähigen, und die erfolgreiche Umstellung auf ein zentrales Workshop-Modell. Dabei wurde deutlich, wie wichtig die richtige Balance zwischen zentraler Expertise und dezentraler Umsetzung für nachhaltiges Wissensmanagement ist.

Gliederung und Aufbau des Vortrags

Unternehmenskontext und Team-Struktur - Vorstellung von MEWA als B2B-Textilservice-Unternehmen - Positionierung des Wissensmanagement-Teams in der IT-Abteilung - Teamzusammensetzung: 10 Mitarbeiter mit unterschiedlichen Expertisen

Das gescheiterte Autorenkonzept - Ursprüngliche Strategie zur Befähigung der Fachbereiche - Implementierung von SAP EnableNow - Gründe für das Scheitern des Konzepts

Das neue Workshop-Modell - Entwicklung der alternativen Herangehensweise - Prozessablauf und Verantwortlichkeiten - Qualitätssicherung und Wartung

Tools und technische Umsetzung - Eingesetzte Systeme und deren Integration - Aufbau einer Wissensbibliothek

Kernaussagen

Zur Organisationsstruktur: "Wir sitzen in der IT, wir verstehen uns allerdings nicht als ITler bei uns, sondern wir wollen wirklich das Gesicht zum internen Kunden sein."

Zum gescheiterten Autorenkonzept: "Die Fachbereiche, die wollten das zwar haben, die wollten gerne ihre Inhalte dort haben, aber sie hatten überhaupt keine Ressource, das umzusetzen. Denn leider ist es zumindest bei uns so, dass das Tagesgeschäft doch so Themen wie Dokumentation häufig einfach killt."

Zur Realität im Arbeitsalltag: "Sind wir ehrlich, wenn ich nicht weiß, wie ich im System was klicke, dann rufe ich halt eben gerade mal den Kollegen XY an und der wird es mir schon sagen."

Zum Workshop-Modell: "Wir machen gemeinsame Termine. Wir machen Workshops, wir machen Werbung intern und sagen, was wir können, was man bei uns ablegen kann und wie wir unterstützen können."

Zur Qualitätssicherung: "Nach wie vor ist es bei uns so, dass alles, was erstellt wird, immer nur von uns veröffentlicht wird." Dies umfasst Datenschutz, Corporate Identity-Konformität und interne Qualitätssicherung.

Offene Fragestellungen

Während des Vortrags wurden mehrere strategische Fragen aufgeworfen:

Ressourcenverteilung: Wie kann die Balance zwischen zentraler Expertise und dezentraler Umsetzung optimiert werden?
Technologische Weiterentwicklung: Werden neue Tools wie WalkMe die Komplexität reduzieren und Fachbereichen wieder eigenständige Autorschaft ermöglichen?
Skalierbarkeit: Wie kann ein 10-köpfiges Team die Dokumentationsanforderungen eines gesamten Unternehmens bewältigen?
Aktualität: "Wie stellt ihr denn sicher, dass das Wissen auch aktuell gehalten wird?" - Eine zentrale Herausforderung für nachhaltiges Wissensmanagement
Messbarkeit: Wie können Nutzungsdaten zur Optimierung der Wissensinhalte verwendet werden, wenn betriebsratliche Beschränkungen bestehen?

Handlungsempfehlungen

Für die Einführung von Wissensmanagement-Systemen: - Realistische Einschätzung der verfügbaren Ressourcen in Fachbereichen - Berücksichtigung des Tagesgeschäfts bei der Planung von Autorenschulungen - Aufbau einer zentralen Expertise als Alternative zu dezentralen Ansätzen

Für die Organisationsgestaltung: - Positionierung des Wissensmanagement-Teams als "Übersetzer" zwischen IT und Endanwendern - Etablierung als "Gesicht zum internen Kunden" für bessere Change-Management-Prozesse - Integration in alle IT-Projekte von Beginn an

Für die Qualitätssicherung: - Zentrale Kontrolle über Veröffentlichungsprozesse - Systematische Berücksichtigung von Datenschutz und Corporate Identity - Regelmäßige Wartung und Aktualisierung der Inhalte

Für die Zukunftsplanung: - Kontinuierliche Evaluation neuer Technologien auf ihre Benutzerfreundlichkeit - Aufbau von Feedback-Mechanismen zur Bewertung der Inhaltsrelevanz - Entwicklung von Train-the-Trainer-Konzepten für Großprojekte

Der Vortrag verdeutlichte, dass erfolgreiches Wissensmanagement weniger von der gewählten Technologie abhängt als von der realistischen Einschätzung organisatorischer Gegebenheiten und der Bereitschaft, bewährte Konzepte zu überdenken, wenn sie in der Praxis nicht funktionieren.