Überblick

Expert Debriefing Toolbox

Zur Auswahl der Maßnahmen für die Wissensbewahrung stellt die Expert Debriefing Toolbox Methoden und Werkzeuge für Moderator*innen bereit. Komplexere Werkzeuge sind in den folgenden Kapitel im Detail beschrieben.

Die am häufigsten verwendete Methode der Wissensbewahrung ist der Dialog. Dabei besprechen der Experte und der Nachfolger ein Thema. Zu beachten ist hierbei, dass die Nachhaltigkeit eines Dialogs begrenzt ist. So stellt sich die Frage, wie der Nachfolger z.B. nach 6 Monaten noch weiß, was alles besprochen wurde.

Eine Erweiterung des Dialogs, ist das moderierte Übergabegespräch, bei dem der Moderator ein Gespräch zwischen Experte und Nachfolger moderieren. Ein gutes Transferergebnis wird erreicht, wenn Themen nicht nur besprochen werden, sondern kooperatives Arbeiten erfolgt, d.h. der Experte und der Nachfolger führen gemeinsam Aufgaben aus.

Um den Nachfolger systematisch zu vernetzen kommen Ansprechpartnerbesuche zum Einsatz. Dabei besuchen Experte und Nachfolger den oder die Ansprechpartner zum persönlichen Kennenlernen und zum Vertrauensaufbau. Ist ein Besuch nicht möglich oder zu aufwändig, können Übergabe-Emails oder -videokonferenzen gemacht werden, bei dem der Experte den Nachfolger den Ansprechpartnern vorstellt.

Weitere Bestandteile der Expert Debriefing Toolbox:

• Checkliste: Viele Aufgaben, die ein Expert „im Schlaf“ erledigt, sind in Stellen- oder Prozessbeschreibungen nicht dokumentiert und können dadurch bei der Übergabe an einen Nachfolger vergessen werden. Die Dokumentation einer Aufgabe in Form einer Checkliste hilft dem Experten, implizites Wissen über die Aufgabe zu dokumentieren und an den Nachfolger strukturiert zu kommunizieren.
• Dokumentenbibliothek: Experten sammeln im Laufe Ihrer Arbeitshistorie meist beträchtliche Mengen an Dokumenten in elektronischer Form und als Papier an (mit Dokument sind hier z.B. auch E-Mails, Links oder Weblogs gemeint). Nur der Experte hat Überblick über die Ablageorte (z.B. Schreibtisch, Hängeregister, PC, Abteilungslaufwerk, Intranet) und darüber, welche der Dokumente relevant sind und welche vernichtet werden können. Um dem Nachfolger den Zugang zu diesen Dokumenten zu ermöglichen müssen relevante Dokumente gefiltert, strukturiert und in einen Arbeitskontext gestellt werden. Die Dokumente werden dem Nachfolger in Form von einer oder mehrerer Dokumentenbibliotheken (en.: document repository) übergeben. Nicht mehr benötigte Dokumente werden gelöscht oder archiviert.
• Lessons Learned: Fehler sind die wichtigste Quelle für das Lernen, sie sollten in einer Organisation aber idealerweise nur einmal gemacht werden. Da nicht jeder Mitarbeiter an jedem fehlerhaften Ereignis beteiligt ist (Primärerfahrung), werden diese Erfahrungen in Form von Lessons Learned oft auch Mikroartikel genannt dokumentiert und können so als Sekundärerfahrung bewahrt und (ver-)teilt werden.
• Erklärvideo: Bilder sagen mehr als 1.000 Worte. Kurze Videoaufnahmen von Versuchsaufbauten oder Sequenzen aus einer Schulung kombinieren Bilder mit Worten. Mit einem Erklärvideo können auch komplexe Sachverhalte dem Nachfolger vermittelt werden.
• FAQ (Frequently Asked Questions): Experten sind in der Organisation und/oder außerhalb bekannt und beliebter Ansprechpartner für Fragen zu ihren Wissensgebieten. Auf die gestellten Fragen weiß ein Nachfolger meist noch keine Antwort. Um dem Nachfolger ein Hilfsmittel an die Hand zu geben, um zumindest auf die häufig gestellten Fragen eine Antwort geben zu können, wird gemeinsam mit dem Experten eine sog. FAQ (Frequently Asked Questions), ein Dokument mit häufig gestellten Fragen und zugehörigen Antworten, erstellt.
• Memex: im Verlauf des Expert Debriefings braucht es meist einen Ort, an dem der Experte Wissen in Form von Checklisten, Ansprechpartnerlisten, Lessons Learned etc. dokumentieren kann. Dafür eignet sich die Idee des Memex als erweitertes Gedächtnis. Als Memex kann z.B. ein OneNote-Notizbuch oder ein persönliches Wiki zum Einsatz kommen.
• Podcast: Wissen ist immer in einen Kontext eingebettet. Dieser Kontext ist in einer erzählten Geschichte leichter zu transportieren, als in geschriebenen Text. Darüber hinaus ist es einfacher, etwas zu erzählen als etwas aufzuschreiben (Zitat Prusak: „Wir wissen immer mehr, als wir sagen können und wir sagen immer mehr, als wir aufschreiben können“). Vor diesem Hintergrund dient ein Podcast dazu, einen Zusammenhang in Audioform darzustellen und einem Nachfolger zu vermitteln.
• Soziales Netzwerk Diagramm: Ein soziales Netzwerk Diagramm zeigt Personen (Knoten des Diagramms) und Beziehungen zwischen Personen (Kanten des Diagramms). Das Diagramm zeigt somit das Beziehungsgeflecht des Experten. Das Diagramm kann durch eine kommentierte Ansprechpartnerliste ergänzt werden.
• Voice over PowerPoint: Oftmals ist wichtiges implizites Wissen „zwischen den Spiegelstrichen“ in PowerPoint-Präsentationen versteckt. Bei einer Voice over PowerPoint wird eine PowerPoint-Datei mit einer Audiospur (ggf. auch Video) angereichert und somit leichter verständlich da der Text „zwischen den Zeilen“ mit aufgenommen wird.
• Screencast: die Bedienung von Software kann man auch als Textdokument mit Screenshots erklären. Viel einfacher ist es jedoch, die Software am eigenen Rechner zu bedienen und die Interaktion zusammen mit den Erklärungen als Audiospur in einem Screencast aufzuzeichnen.

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